Kosten besparen op Microsoft 365 met MyWorkDrive

De mogelijkheden binnen Microsoft 365 worden met de dag uitgebreider. Helaas stijgen daarmee de kosten ook langzaam ieder jaar. We spreken veel organisaties die op zoek zijn naar kostenbesparende maatregelen, maar hierbij uiteraard wel willen zorgen dat hun medewerkers hun werk kunnen blijven doen. We hebben daarom al enige tijd MyWorkDrive in ons portfolio, waarmee we voor diverse organisaties al significante kostenbesparingen hebben kunnen realiseren, zonder in te boeten op functionaliteit. In deze blog vertellen we je meer over MyWorkDrive en de combinatie met bijvoorbeeld Microsoft 365 F3 voor zogeheten Frontline medewerkers.

MyWorkDrive

We kunnen ons voorstellen dat je nog niet eerder hebt gehoord van MyWorkDrive. MyWorkDrive is een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beveiligen en toegankelijk maken van hun bestanden en netwerkschijven via een cloud-gebaseerde interface. Het stelt werknemers in staat om op afstand toegang te krijgen tot hun bedrijfsbestanden zonder dat ze VPN’s of synchronisatie-software nodig hebben.

Hier zijn enkele belangrijke functies en voordelen van MyWorkDrive:

1. Remote Access: Gebruikers kunnen overal ter wereld toegang krijgen tot bedrijfsbestanden via een webbrowser, mobiele app of gemapte schijf.
2. Beveiliging: MyWorkDrive biedt beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, gegevensversleuteling en integratie met bestaande Active Directory (AD) infrastructuren.
3. Geen VPN nodig: In tegenstelling tot traditionele oplossingen die gebruik maken van VPN’s, vereist MyWorkDrive geen VPN, wat de toegang eenvoudiger maakt en dus makkelijker in gebruik.
4. Integratie: Het kan naadloos integreren met bestaande IT-infrastructuren en systemen zoals Windows File Servers en Active Directory.
5. Gebruiksvriendelijkheid: De oplossing biedt een intuïtieve gebruikersinterface die makkelijk te begrijpen en te gebruiken is, zelfs voor niet-technische gebruikers.
6. Samenwerking: MyWorkDrive ondersteunt bestandsbewerking en samenwerking door integraties met Microsoft Office 365 en andere productivity suites.
7. Data Governance: Het biedt tools voor datamanagement en monitoring, waardoor bedrijven controle hebben over wie toegang heeft tot welke gegevens en hoe deze worden gebruikt.

Kortom, MyWorkDrive biedt een veilige en gebruiksvriendelijke manier voor bedrijven om hun bestanden toegankelijk te maken voor werknemers, ongeacht hun locatie, zonder in te boeten aan beveiliging en zonder de noodzaak van VPN-verbindingen.

Integratie tussen MyWorkDrive en Microsoft 365

MyWorkDrive kan dus niet alleen gebruikt worden voor het ontsluiten van een fileserver, maar ook voor bestanden uit Microsoft 365. Vanaf versie 7 worden ook Azure File Shares en Azure Blob storage via Rest API ondersteund, mét Azure AD (Entra ID) authenticatie. In SharePoint en Microsoft Teams zit er al een ingebouwde webviewer (Office Online) en kun je documenten die daarin zijn opgeslagen dus gewoon weergeven. Voor andere bronsysteemen is dat niet het geval, maar kun je er met MyWorkDrive wel voor zorgen dat er geen lokale Office installatie meer nodig is.

Kostenbesparing Microsoft 365

Waar zit dan die kostenbesparing? We zien dat in veel grotere organisaties er voor iedere medewerker een lokale Office installatie nodig is voor het kunnen openen van een Word of Excel document. En dat terwijl een deel van de medewerkers niet structureel achter een volledige digitale werkplek zit. Dat zien we onder andere in de gezondheidszorg, retail, transport en logistiek: een groot gedeelte van de medewerkers werkt mobiel en gebruikt de functionaliteit van het relatief dure Microsoft 365 abonnement maar zeer beperkt.

Speciaal voor die groep medewerkers is er Microsoft 365 F3, voor de Frontline medewerkers. Hierin zitten o.a. web- en mobiele versies van Office-apps (en dus geen desktopversies!), 2 GB OneDrive-opslag per gebruiker, basis e-mail en kalender via Exchange, Microsoft Teams en SharePoint Online. Het verschil met een Office 365 E3 abonnement is dan ook bijna twee tientjes per gebruiker per maand. In combinatie met MyWorkDrive ben je daardoor veel goedkoper uit dan met het traditionele Microsoft 365 Enterprise pakket.

Samen uitzoeken wat de kostenbesparing is voor jullie organisatie?

We plannen graag een afspraak met je in zodat je zelf kunt zien wat de mogelijkheden zijn van de software, zodat je kunt bepalen of dit ook past in jullie plaatje. Als dat het geval is, dan bepalen we graag samen met jou de vervolgstappen, passend bij jullie organisatie. Zullen we even contact opnemen met je?