Is Office 365 wel of niet geschikt voor uw bedrijf?

Veel ondernemers die wij spreken zijn voor het gesprek vaak al overtuigd: ze moeten op korte termijn naar Office 365. Omdat collega-ondernemers dat hebben gezegd. Of een van onze ICT-collega’s. En uiteraard is in veel gevallen het migreren van bijvoorbeeld de e-mail, licenties en Windows een prima oplossing, maar lang niet altijd. In deze blog een opsomming van voors en tegens met als belangrijkste boodschap: Bezint eer ge begint!

Wel Office 365!

Niet (altijd) Office 365!

Kosten besparen op hardware?

Door diensten uit te besteden hoeft u minder te investeren in hardware. Door uw e-mail of bestanden bij Office 365 te zetten kunt u fors besparen op investeringen in hardware. Er is bijvoorbeeld geen e-mailserver meer nodig bij u op kantoor. En ook de back-up kunt u volledig in de cloud doen via bijvoorbeeld Skykick. U krijgt binnen het Office 365 abonnement een bepaalde hoeveelheid opslag tot uw beschikking waar de meeste van uw medewerkers prima mee uit de voeten kunnen. Het migreren van de e-mail naar een clouddienst zoals Office 365 is een logische eerste stap in de transitie naar de cloud. Als het besparen op hardware de enige reden is dan is het zaak om ook de rest van de ICT-infrastructuur cloud-ready te maken. Voor veel organisaties is e-mail naar een klein percentage van het totaal aan ICT en dus is de besparing dan maar minimaal. Daarnaast is er juist extra infrastructuur nodig om een hybride constructie te bouwen en te onderhoud tussen uw on-premise omgeving en Office 365.

Licentiekosten verlagen?

Met Office 365 wordt afgerekend per gebruiker per maand. En welke licenties een medewerker gebruikt is per medewerker te kiezen. U betaald dus niet meer dan wat u zelf selecteert. Doordat alles wat u afneemt gestandaardiseerd is Microsoft heeft een aantal standaard bundels gemaakt waarmee veel bedrijven uit de voeten kunnen. Het is echter goed opletten of een bepaalde bundel ook écht past voor uw bedrijf of medewerkers. Soms moet u daardoor een extra grote bundel afnemen zonder dat u alles zal gebruiken.

Beheer en Support?

Het afsluiten van een Office 365 abonnement is inclusief ondersteuning, deze is gebaseerd op een SLA waarin beschikbaarheid gegarandeerd wordt van 99,9%. Daarnaast biedt Microsoft bij vragen de mogelijkheid om zelfhulp te gebruiken via de Office 365-community.  Het beheer van uw Office 365 omgeving wordt niet uitgevoerd door Microsoft maar valt onder uw eigen verantwoording.  Microsoft biedt de ‘mogelijkheid’ tot ondersteuning, echter het is goed lezen. Deze vorm van ondersteuning is gebaseerd op het zelf uitvoeren en uitzoeken. Hiermee neemt het beheer ten opzichte van een bestaande oplossing niet af, maar toe. Het bellen van een Nederlandse helpdesk die onbeperkt beschikbaar is niet mogelijk en dient intern- danwel extern bij een partner belegd te worden. De prijs hiervoor is niet inbegrepen in het abonnement.

Connectiviteit?

Er is een internetverbinding nodig om Office 365-abonnementen te installeren en activeren. Verder moet u minimaal eens in de 39 dagen verbonden zijn met het internet om de Office-programma’s actief te houden. Ook is er een internetverbinding nodig wanneer u de Clouddiensten van Office 365 gebruikt, zoals e-mail, vergaderingen of OneDrive. Mocht u te maken hebben met ‘mobiele’ gebruikers binnen de organisatie, maar u heeft geen oplossing geboden voor een mobiele internetverbinding zoals een hotspot danwel 4G-dongle, dan is het niet mogelijk om de onderscheidende functionaliteiten van Office 365 gebruiken.

Bereikbaarheid?

Office 365 biedt toepassingen zoals OneDrive en SharePoint aan. Op het moment dat u het idee heeft de traditionele fileserver, zoals uw bestaande G-schijf, te willen nabootsten dan kunt u, uw bestanden vanuit de Cloud synchroniseren naar uw werkplek en deze bewerken, raadplegen zonder een internetverbinding te hebben.  Microsoft garandeert 99,9% uptime. Dat klinkt alsof u 24/7 toegang heeft – daar streeft Microsoft natuurlijk naar. Maar in de praktijk betekent het dat uw documenten mogelijk driekwartier per maand onbereikbaar zijn. Uitgaande van het meest pessimistische scenario: ‘als iets mis kan gaan, dan gaat het mis – op het slechtst denkbare moment’. Soms is 99,9% niet acceptabel.

Beveiliging, complaince en opslag?

Offfice 365 biedt een gebruiksklare productiviteitsoplossing die veilig en betrouwbaar is. Om dit waar te maken heeft Microsoft ingezet op security & compliancy door: Office 365 is geverifieerd en voldoet aan de vereisten van ISO 27001, de modelclausules van de Europese Unie (EU), de Health Insurance Portability and Accountability Act Business Associate Agreement (HIPAA BAA) en de Federal Information Security Management Act (FISMA).In de overeenkomst voor gegevensverwerking worden de privacy, beveiliging en verwerking van klantgegevens beschreven. Dit zal u helpen bij de naleving van lokale regelgeving.

Microsoft garandeert alleen dat uw gegevens binnen de Europese Unie opgeslagen worden. Maar het kan zijn dat uw documenten op een server in Ierland terechtkomen, of in Finland of Oostenrijk. Als het belangrijk is dat uw gevoelige gegevens door de Nederlandse wetgeving beschermd worden, dan adviseren wij om geen gebruik te maken van Office 365.

Bent u na het lezen van dit blog geïnteresseerd in de best passende oplossing voor uw bedrijf? Download onze whitepaper!

Whitepaper " Werken in de Cloud".



Wilt u graag een afspraak maken? Dat kan!

Wij ontvangen u met plezier of komen graag bij u op locatie.

Heeft u een vraag?

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact op!



X