Outlook handtekening tips: afdwingen, vCard en OWA

In een eerdere blog post heb ik uitgelegd hoe we een Outlook handtekening aanmaken en deze met behulp van Powershell vullen met informatie uit Active Directory. In deze post zal ik nog een aantal tips en tricks bespreken:

  • het forceren van de handtekening
  • het toevoegen van een vCard bij iedere e-mail
  • instellen van een handtekening in Outlook Web App (OWA).

Outlook handtekening instellen of afdwingen

De handtekening bestanden zijn geplaatst, de variabelen zijn vervangen: de handtekening is klaar voor gebruik. De handtekening kan nu worden geselecteerd in Outlook, zoals hier beschreven voor Outlook 2013 en 2016. Het voordeel van het alleen plaatsen is dat er nog een privé handtekening naast geplaatst kan worden en deze handmatig per mailbox ingesteld kan worden.

Bij sommige organisaties kan het echter gewenst zijn om een Outlook handtekening geforceerd in te stellen, waardoor het automatisch onmogelijk wordt om de inhoud te wijzigen. Nadeel hiervan is dat de handtekening bij iedere e-mail wordt toegevoegd, ook voor e-mail vanuit andere mailboxen dan de “hoofdmailbox”.

De Outlook handtekening afdwingen kan door de volgende register instelling te gebruiken:

Set-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\$($officeversion).0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $signatureName

De inhoud van de variabele $signatureName dient gelijk te zijn aan de naam van het HTML/TXT/RTF-document, zonder de extensie. Hetzelfde commando kan gebruikt worden als er nog een aparte Outlook handtekening wordt ingesteld voor het beantwoorden en doorsturen van e-mail door gebruik te maken van de waarde ReplySignature.

vCard toevoegen

Naast een tekstuele Outlook handtekening kan het wenselijk zijn om ook een vCard toe te voegen aan de e-mail. Daardoor kan de ontvanger alle relevante contactgegevens van de verzender in één keer opslaan als Outlook contactpersoon:

vCard (VCF) gekoppeld aan een Outlook handtekening

Dit kan door de handtekening te koppelen aan een VCF-bestand waardoor deze automatisch samen met de handtekening aan de e-mail wordt toegevoegd. Hiervoor zal een VCF-bestand moeten worden aangemaakt met de relevante informatie en deze vervolgens te koppelen via een register waarde.

Het aanmaken van het VCF-bestand:

$vcfpath = Join-path -Path $OutlookFilesPath -ChildPath "$($ENV:username).vcf"
New-Item $vcfpath -Force
Add-Content -path $vcfpath "BEGIN:VCARD"
Add-Content -path $vcfpath "VERSION:2.1"
Add-Content -path $vcfpath ("N:" + $userinfo.sn + ";" + $userinfo.givenName)
Add-Content -path $vcfpath ("FN:" + $userinfo.displayName)
Add-Content -path $vcfpath ("ORG:GTS-Online")
Add-Content -path $vcfpath ("TITLE:" + $userinfo.title)
Add-Content -path $vcfpath ("TEL;WORK;VOICE:0318-550884")
Add-Content -path $vcfpath ("TEL;CELL;VOICE:" + $userinfo.mobile)
Add-Content -path $vcfpath ("TEL;WORK;FAX:0318-123456")
Add-Content -path $vcfpath ("ADR;WORK;PREF:;;Turbinestraat 3B;3903 LV Veenendaal;Netherlands;;Netherlands")
Add-Content -path $vcfpath ("URL;WORK:https://gtsonline.nl/")
Add-Content -path $vcfpath ("EMAIL;PREF;INTERNET:" + $userinfo.mail)
Add-Content -path $vcfpath "END:VCARD"

 

Het aanmaken van de registry waarde om het VCF-bestand te koppelen:

try {
   $SignaturesRegPath = "HKCU:\Software\Microsoft\Office\$officeVersion.0\Outlook\Signatures"
   if (Test-Path $SignaturesRegPath){
      Set-ItemProperty -Path $SignaturesRegPath -Name $signatureName -Value "$($OutlookFilesPath.split("\")[-1])\$($ENV:username)"
   } else {
      Write-Warning "De sleutel $SignaturesRegPath is niet beschikbaar en zal worden aangemaakt."
      New-Item -Path $SignaturesRegPath -Force
      Set-ItemProperty -Path $SignaturesRegPath -Name $signatureName -Value "$($OutlookFilesPath.split("\")[-1])\$($ENV:username)"
   }
} catch {
   Write-Warning "Fout bij het koppelen van vCard aan de handtekening: $($_.Exception.Message)"
}

Voor het koppelen van het VCF-bestand wordt door Outlook dus uitgegaan dat deze in de map “<naam handtekening>_bestanden” of “<naam handtekening>_files” staat. Verder wordt deze niet gekoppeld op volledige bestandsnaam, maar op de bestandsnaam zonder de extensie “.vcf”.

Handtekening instellen in OWA

Medewerkers die regelmatig buiten de deur werken, zoals sales executives of consultants, werken waarschijnlijk regelmatig via de Outlook Web App (OWA). Wel zo handig als ook daar een handtekening onder de e-mail klopt met de gegevens uit Active Directory en deze eenduidig wordt ingesteld voor alle medewerkers. De methode die we hiervoor hebben gebruikt is Remote PowerShell en dat heeft wel een aantal vereisten, waaronder:

  • De gebruikers moeten toestemming hebben om Remote PowerShell commando’s te mogen uitvoeren;
  • Poort 80 moeten open staan naar de Exchange server vanaf iedere client waarvandaan het script gestart wordt;
  • PowerShell 2.0 of hoger is vereist, dus Windows Management Framework moet geïnstalleerd zijn.

Een simpele versie van een script zou er als volgt uit kunnen zien:

$ExchangeURL = "FQDN.domain.local"
if (Test-Connection $ExchangeURL -Count 2 -ErrorAction SilentlyContinue){
   try{
      $session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://$ExchangeURL/powershell
      $scriptblock = {
         param ($usr,$sigctnt)
         Set-MailboxMessageConfiguration -Identity $usr -SignatureText $signatureContent -AutoAddSignature:$true
      }
      Invoke-Command -Session $session -ScriptBlock $scriptblock -ArgumentList $user,$signatureTxtContent
      Remove-PSSession -Session $session
   } catch {
      Write-Warning "Fout bij het configureren van de handtekening: $($_.Exception.Message)"
   }
} else {
   Write-Warning "Er is geen verbinding met Exchange mogelijk, probeer het later nog eens."
}

In de variabele $signatureContent moet de tekst zitten die moet worden ingesteld als handtekening. De inhoud van die handtekening kan, net als de HTML-handtekening, gemanipuleerd zijn met informatie uit Active Directory.



Wilt u graag een afspraak maken? Dat kan!

Wij ontvangen u met plezier of komen graag bij u op locatie.

[contact-form-7 id="605" title="Contactformulier 1"]
Heeft u een vraag?

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact op!

[contact-form-7 id="606" title="Mail icoon popup"]
X